ERP

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi pada era globalisasi seperti sekarang ini khususnya dibidang teknologi informasi terus berkembang dan tidak akan pernah berhenti, sehingga membuat setiap insan yang menggunakannya menjadi ketergantungan akan keuntungan dan kemudahan dari produk yang digunakan. Seperti hal nya sistem informasi, merupakan sebuah produk yang dibangun dan dikembangkan untuk kebutuhan proses bisnis tertentu dengan tampilan yang bersahabat, penyajian data yang cepat dan mudah digunakan sehingga dijadikan sebagai alat untuk mengumpulkan data secara terpusat sampai akhirnya menghasilkan laporan yang dapat digunakan untuk kepentingan manajemen dalam sebuah keputusan.

Dalam pengolahan data dan transaksi bisnis modern dikenal adanya sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang akan mencatat secara terintegrasi segala proses transaksi perusahaan, dari bagaimana proses produksi, penjualan, dan seberapa banyak transaksi yang terjadi, hingga data berapa suplai yang diperlukan oleh perusahaan.

Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System (ERP System) telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia menggantikan sistem informasi yang telah dikembangkan sebelumnya (Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000), aplikasi ERP merupakan paket yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang penting ke dalam satu sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi. Sistem ERP dirancang untuk membantu organisasi didalam mengelola sumber daya yang dimilikinya secara terintegrasi.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasrkan latar belakang di atas, maka penulis, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Apa itu ERP ?

2. Ruang lingkup Functional Area Information Systems.

3. Modul-modul yang digunkan dalam ERP.

2. PEMBAHASAN

2.1. Pengertian ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).

Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).

Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning ,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).

2.1.2. Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

· Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

· ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2.1.3. Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

· Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

· Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

· Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

· Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

· Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

2.1.4. Business functions dan Proses

Business functions merupakan aktivitas spesifik pada bidang operasi fungsional tertentu. dan di dalam function terdiri dari beberapa area operasi yang sudah sistematis (Marketing and Sales, Supply Chain Management, Accounting and Finance, Human Resources). Marketing and Sales merupakan area yang mempromosikan produk melalui iklan dan pemasaran, menangani pesanan pelanggan, men-support pelanggan, dan membuat prediksi penjualan. Supply Chain Management adalah area yang Mengembangkan rencana produksi, order bahan baku dari supplier, menerima bahan baku, memproduksi produk, memelihara fasilitas kerja, dan mengirim produk kepada pelanggan. Accounting and Finance area ini adalah Keuangan akuntansi untuk menyediakan ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, rekening pengendalian, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen cash-flow. Human Resources tugas pada area ini adalah merekrut, menyewa, melatih, dan menggaji karyawan, menjamin kesesuaian dengan peraturan pemerintah, dan membawahi evaluasi karyawan.

Business process adalah kumpulan aktivitas yang menggunakan sejumlah input dan membuat output yang memberikan keuntungan bagi customer. Business process juga merupakan bagian dari ERP, Software ERP mendukung proses operasi bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan hasil pekerjaan bisnis yang berhubungan dengan sales, marketing, manufacturing, logistics, accounting, dan staffing.

2.2. Functional Area Information Systems.

Functional Area Information Systems merupakan salah satu bagian yang sangat penting di dalam ERP. Functional Area Information Systems ini sendiri telah terbagi menjadi beberapa bagian, di anataranya sebagai berikut :

• Marketing & Sales

• Supply Chain Management

• Accounting and Finance

• Human Resources (HR)

2.2.1 Marketing & Sales

Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia. Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan. Marketing adalah pemasaran dan apabila diterjemahkan adalah : “Usaha untuk memasyarakatkan hasil produksi perusahaan melalui berbagai cara agar hasil produksi tersebut banyak diminati oleh masyarakat luas”, (Sihite,1996:1).

Adapun beberapa hal yang harus dikuasai oleh tenaga penjual atau sales person, sebagai berikut :

1. Product Knowledge

Adalah yang meliputi masalah pengetahuan produk yang dimiliki suatu perusahaan yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

2. Price Policy

Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3. Human Relation

Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi

Setelah menguasai tiga hal penting diatas maka ada baiknya melakukan tahapan demi tahapan dalam proses penjualan. Tahapan-tahapan tersebut adalah langkah-langkah yang perlu di perhatikan oleh seorang Sales dalam melakukan proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Approach (pendekatan kepada prospek)

Pendekatan kepada calon pembeli atau konsu menmemerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang siapakah calon Universitas Sumatera Utara pembeli atau konsumen, apakah kebutuhan dan keinginannya, adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan, siapkan kiat dengan penolakan atau keberatan.

2. Presentation (penyajian)

Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual produk dan membantu memuaskan kebutuhan para konsumen, misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual. Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli, tata bahasa yang baik,courtesy (kesopanan), jelas atau tepat, tidak berbelit-belit,memberikan ide,manfaat dan kelebihan produk. Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3. Selling (menjual)

Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4. Closing The Sale (menutup penjualan)

Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administrative untuk menutup penjualan dapat berupa statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam Universitas Sumatera Utara jasa pelayanan wisata maka pembeli atau konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale

5. After Sales Service (pelayanan setelah penjualan)

Kesempurnaan dar suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan pelayanan purna jual. Kegiatan tersebut antara lain pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk atau jasa, memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir), mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun,dan mengadakan direct contact secara regular.

Alur sistem yang berjalan di dalam sistem ERP, dalam area marketing & sales adalah

2.2.2. Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain adalah adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir.

Supply Chain Management (SCM) sebenarnya istilah ini banyak digunakan dan dan berkembang sejak tahun 1980an. Tetapi banyak orang yang mengartikan SCM sebagai pengganti dari istilah logistik. Namun arti yang sebenarnya lebih luas. Supply Chain Management (SCM) adalah integrasi beberapa kunci proses bisnis dari end user hingga para pemasok yang menyediakan produk, jasa, dan informasi yang menjadi nilai tambah untuk para pelanggan dan stakeholder (Douglas M. Lambert et el). Banyak tipe perusahaan yang berperan serta dalam aliran supply chain management dari supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, sertu perusahaan pendukung seperti jasa logistik. Lima prinsip dasar yang menjadi bagian penting pada manajemen supply chain adalah:

· Planning / perencanaan

· Sourcing / sumber barang

· Manufacturing

· Pengiriman

· Pengembalian.

2.2.3. Accounting and Finance

Keuangan(bahasa Inggris: finance) mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat bearti :

· Ilmu keuangan dan asset lainnya

· Manajement asset

· Menghitung dan mengatur resiko proyek

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya

Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.

Keuangan
Modul satu ini memang sudah pasti di miliki oleh setiap software akuntansi seperti ERP. Pada sistem ERP,modul ini menyediakan berbagai fasilitas untuk menjalankan fungsi manajemen keuangan dan dukungan analisis bagi berbagai macam bisnis. Pada modul keuangan ini juga terdiri dari serangkaian subsistem yang meliputi :

Financial Accounting (General Ledger, AR/AP, Special Ledger, Fixed Asset Accounting, Legal Consolidation)
Controlling (Overhead Cost Controlling, Activity Based Costing, Product Cost Accounting, Profitability Analysis)
Investment Management (Investment Planning, Budgeting, Controlling, Decpreciation Prediction, Simulation and Calculation
Treasury (Cash Management, Treasury Management, Market Risk Management, Fund Management)
Enterprise Controlling (Executive Information System, Business Planning & Budgetting, Profit Center Cost)

Penjualan dan Distribusi

Kelompok modul ini terdi dari serangkaian modul yang bertujuan untuk mendukung aktivitas penjualan dan distribusi yang terdiri dari beberapa submodul seperti

Master Data Management
Oder Management (Sales Order Management & Purchase Order Management)
Warehouse Management(Inventory Planning, Inventory Handling, Inventory Reporting, Inventory Analysis, Intelligent Location Assignment, Lot Control, Distribution Data Collection)
Shipping
Billing
Pricing
Sales Support
Transportation
Foreign Trade

Produksi
Sistem ERP didukung oleh sebuah manajemen produksi yang dapat dilakukan melalui serangkaian modul seperti

Material & Capacity Planning
Shop Floor Control
Quality Management
Just in Time / Repetitive Manufacturing
Cost Management
Engineering Data Management
Engineering Cost Control
Configuration Management
Serialisation / Lot Control
Tooling

Sumber Daya Manusia
Modul Sumber Daya Manusia (Human Resource) pada kebanyakan sistem ERP memiliki sekumpulan fitur yang dapat terintegrasi dengan modul lain serta dapat di modifikasi agar sesuai dengan kondisi dan aturan di suatu wilayah.

Pemeliharaan Sarana Produksi
Biasanya modul ini meliputi sekumpulan produk yang mencakup semua aspek perawatan pabrik/peralatan dan terintegrasi dengan modul lainnya.

Management Kualitas
Management Kualitas meliputi dukungan atas implementasi quality control di seluruh aspek perusahaan. Dalam area produksi, jaminan tidak hanya di pandang sebagai inspeksi dan eliminasi kerusakan melainkan berfokus pada proses produksi itu sendiri.

Material Management
Modul Material Management mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perencanaan, pengadaan dan pembelian material.

3. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari Paparan atau penjelasan di atas, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sesuai dengan makalah “ERP ” penulis menyimpulkan bahwa ERP merupakan suatu sistem sangat bagus dan komplek dan tidak semua perusahaan dapat memkainnya, karena di lihat dari segi nilai jual.