Salah satu
tugas utama pada Divisi Sistem dan Teknologi Informasi PT PLN (Persero) Kantor
Pusat adalah mengelola layanan TI korporat (aplikasi maupun Infrastruktur) yang
telah diimplementasikan di seluruh unit PLN di Indonesia. Jumlah layanan TI
korporat yang dikelola sebanyak 17 layanan seperti ERP (Enterprise Resource
Planning), EProc (e-Procurement), Email korporat, Jaringan data,
AP2T (Aplikasi Pelayanan Pelanggan Terpusat), P2APST (Pengelolaan dan
Pengawasan Arus Pendapatan Secara Terpusat), APKT (Aplikasi pengaduan dan
keluhan terpadu), ABG (Aplikasi Bank
Permasalahan
yang dihadapi sebagai pengelola layanan TI adalah mengelola Insiden (Incident),
Permasalahan (Problem), permintaan layanan (Service Request) dan
permintaan perubahan (Change request) terhadap layanan TI yang sampai
dengan tahun 2012 masih dilakukan secara manual. Pengguna layanan TI yang
membutuhkan bantuan terhadap layanan melakukan pelaporan incident, problem
dan menyampaikan service request, change request dengan datang langsung,
mengirimkan email atau telepon ke tim support. Tim Support kemudian
menangani incident, problem dan menyelesaikan service request, change
request tersebut.
Kendala dari
proses manual terhadap hal tersebut adalah pengguna layanan merasa kesulitan
dalam menemukan tim support yang mengelola layanan TI yang dituju
dikarenakan tim pengelola layanan TI berjumlah sangat banyak (misal. tim support
layanan ERP berbeda dengan tim support layanan EProc), masing-masing tim
support masih menggunakan mekanisme “yang penting selesai”, tidak ada target
waktu penyelesaian yang jelas dan tim support tidak mendokumentasikan incident,
problem, service request maupun change request yang diterima, sedang
dikerjakan maupun yang telah diselesaikan sehingga pelaporan terhadap
penerimaan dan penyelesaian nya pun tidak akurat. Tidak hanya pengguna yang
mengalami kesulitan terhadap proses tersebut tetapi Divisi Sistem dan Teknologi
Informasi selaku pengelola layanan TI pun merasa kesulitan dalam melakukan monitoring
performance dan pengembangan aplikasi pada layanan TI korporat.
Dengan
adanya kendala-kendala tersebut, maka dibentuk Sub bidang Pengelolaan Service
Management yang ditugaskan untuk melakukan perancangan sistem ITSM dengan
mengacu kepada framework ITILv3 2011 (IT Infrastructure Library)
yang merupakan best practice pengelolaan layanan TI, membuat
aturan-aturan pengelolaan layanan TI, Standard Operation Procedure (SOP)
dan mengimplementasikan sistem ITSM sampai dengan melakukan monitoring
dan evaluasi penggunaan nya untuk dapat mengatasi permasalahan dalam
pengelolaan incident, problem, service request dan change request
tersebut.
Dengan
diimplementasikannya ITSM kemudian dapat memudahkan pekerjaan pengelolaan
layanan TI dan memberikan supporting yang baik dengan target waktu
penyelesaian yang jelas dan terukur, mengatasi kendala yang dihadapi pengguna
yang kesulitan dalam menghubungi tim support dengan menerapkan mekanisme
single point of contact (SPOC) menggunakan sistem helpdesk
sehingga pengguna layanan TI yang memerlukan bantuan dengan mudah dapat
menghubungi agent helpdesk untuk pelaporan incident, problem dan
melakukan permintaan service request, change request. Selanjutnya agent
helpdesk membuatkan ticket yang diassign ke tim support
untuk diselesaikan dan seterusnya sehingga didapat pelaporan akurat terkait
pengelolaan layanan TI untuk dimonitor dan di evaluasi dengan baik sehingga
Divisi Sistem dan Teknologi Informasi dapat memberikan layanan TI yang
berkualitas dan handal kepada penggunanya.
PERMASALAHAN
YANG MEMERLUKAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI
Kendala atau
kekurangan pada proses pemenuhan fasililtas kerja perangkat TI yang berjalaan
saat ini belum adanya standar keseragaman untuk perangkat TI yang diberikan
kepada pegawai (merk, spesifikasi, aplikasi yang digunakan) maupun ketentuan
berdasarkan segmentasi pegawai (user segmentation), belum adanya
dokumentasi yang baik untuk pemenuhan kebutuhan fasilitas kerja, belum adanya
keseragaman dan pengelolaan status perangkat (sewa/beli, aktif/nonaktif). Dengan
adanya kendala-kendala tersebut tidak hanya menyulitkan DIVMUM sebagai pihak
yang bertanggungjawab dalam pemenuhan kebutuhan fasilitas kerja berupa
perangkat TI tetapi juga menyulitkan pihak-pihak atau Divisi-divisi lainnya
yang terkait dalam pengelolaan fasilitas kerja. Keseragaman perangkat TI yang
diberikan kepada pegawai (merk, spesifikasi, aplikasi yang digunakan) berpengaruh
pada kesulitan pengelolaan perangkat TI seperti tim IT security yang
bertanggung jawab akan keamanan data kesulitan dalam menerapkan kebijakan
keamanan TI, tim perencanaan TI akan kesulitan pula dalam merencanakan
kebutuhan lisensi korporat untuk mendukung kinerja perangkat TI, tim
pengelolaan jaringan TI kesuliltan dalam pengelolaan jaringan LAN masing-masing
area kerja nya. Dokumentasi yang baik juga dibutuhkan pihak Manajemen dalam
melakukan monitoring dan evaluasi fasilitas kerja perangkat TI, keseragaman
dan pengelolaan status perangkat (sewa/beli, aktif/nonaktif) berpengaruh pada
bagian keuangan yang membutuhkan laporan asset untuk pembuatan laporan
keuangan.
SOLUSI
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PEMENUHAN KEBUTUHAN FASILITAS KERJA PERANGKAT
TI
Menurut
analisis saya dan pengetahuan yang saya miliki, Solusi IT yang tepat untuk
permasalahan pemenuhan kebutuhan fasilitas kerja berupa perangkat TI adalah
dengan mengimplementasikan solusi sistem pengelolaan fasilitas kerja/Seat
Management system yang merupakan solusi penyediaan perangkat
fasilitas kerja perusahaan seperti PC Desktop, PC Dashboard, Laptop,
printer, scanner melalui sistem sewa kepada single vendor. Seat
Management system juga harus dilengkapi dengan sistem pengelolaan aset
TI/IT Asset Management system untuk memudahkan mendata aset, penerapan
kebijakan penggunaan perangkat TI dan penerapan kebijakan keamanan TI (IT
Security) serta dapat terintegrasi dengan sistem ITSM untuk pelaporan
permasalahan dan permintaan layanan terkait perangkat TI.
Untuk
mendukung implementasi sistem-sistem tersebut, maka diperlukan kerjasama yang
baik antara Divisi Sistem dan Teknologi Informasi (DIVSTI) dengan Divisi Umum
(DIVMUM) dengan membuat dan menerapkan kebijakan terkait standar keseragaman
untuk perangkat TI yang diberikan kepada pegawai (merk, spesifikasi, aplikasi
yang digunakan) berdasarkan segmentasi pengguna (user segmentation),
kebijakan pengelolaan status perangkat (sewa/beli, aktif/nonaktif), pengaturan
dan Standar Operation Procedure (SOP) untuk permintaan, penggunaan
maupun pengembalian perangkat TI.
Dengan Seat
management system, pegawai dapat meminta fasilitas kerja yang dibutuhkan
melalui self service portal dan disetujui oleh atasan pegawai. Permintaan
fasilitas kerja perangkat TI kemudian diterima oleh DIVMUM dan dilakukan
verifikasi kelayakan pegawai yang didapat dari data kepegawaian. Apabila
pegawai tersebut terverifikasi berhak mendapatkan fasilitas kerja perangkat TI
yang diminta maka DIVMUM melakukan permintaan ke vendor untuk dapat menyediakan
perangkat TI tersebut. Vendor yang menerima permintaan akan mengirimkan
perangkat TI yang telah terinstall sistem operasi dan aplikasi-aplikasi
perkantoran sesuai kebijakan berdasarkan segmentasi pegawai ke ruangan kerja
pegawai dan menghubungkannya ke jaringan LAN PLN. Tidak hanya permintaan
perangkat TI, pengembalian perangkat TI untuk pegawai yang mutasi atau pensiun
juga dapat diakomodir secara online. Pegawai yang akan mutasi atau
pensiun mengajukan pengembalian perangkat TI melalui self service
portal dan disetujui oleh atasan pegawai, DIVMUM menerima usulan
pengembalian tersebut dan melakukan penarikan perangkat TI ke lokasi kerja
pegawai.
Dengan IT
asset management system, fasilitas kerja perangkat TI yang terhubung ke
jaringan LAN PLN akan tercatat spesifikasi nya meliputi spesifikasi perangkat
keras, perangkat lunak, sistem operasi dan lokasi perangkat TI. DIVSTI selaku
pengelola perangkat TI dapat dengan mudah menerapkan kebijakan-kebijakan
fasilitas kerja perangkat TI seperti kebijakan penggunaan perangkat TI,
kebijakan keamanan TI, kebijakan aplikasi-aplikasi perkantoran dan device
lain yang terhubung ke perangkat TI yang dapat di otomatisasi melalui IT
asset management.
Dari
sistem-sistem yang mendukung pengelolaan fasilitas kerja perangkat TI tersebut
akan dihasilkan laporan-laporan secara berkala maupun realtime seperti
jumlah permintaan dan pengembalian perangkat TI berdasarkan segmentasi
pengguna, jumlah perangkat TI yang menggunakan sistem operasi windows,jumlah
perangkat TI yang sedang aktif atau tidak aktif, dll sesuai kebutuhan. Hal ini
dapat memudahkan DIVMUM dan DIVSTI selaku pengelola perangkat TI.
Dengan
diterapkan nya kebijakan/aturan terkait pengelolaan fasilitas kerja perangkat
TI dan di implementasikan nya sistem Seat Management, IT Asset Management
yang terintegrasi dengan sistem ITSM serta didukung oleh seluruh pegawai dan
pengelola perangkat TI maka akan dapat diwujudkan pengelolaan,
pemantauan/pengawasan (monitoring), evaluasi dan pelaporan yang baik
untuk fasilitas kerja perangkat TI.
Source : https://blogs.itb.ac.id/rahayunurmaida/2017/09/06/penerapan-teknologi-informasi-pada-pengelolaan-layanan-ti-korporat-pt-pln-persero/